Lesetipp: Wie gehen Textverarbeitungen mit Word-Dateien um?

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Beitrag in der Zeitschrift c't 18/2019
Beitrag in der Zeitschrift c’t 18/2019, Seite 114 ff

Nicht jeder arbeitet mit Microsoft Word. Es gibt alternative Textverarbeitungen wie LibreOffice Writer, Pages oder Papyrus. Doch alle werben damit, dass sie dennoch das DOCX-Format von Word beherrschen. Aber wie gut können sie das? Die Zeitschrift c’t hat es getestet.

Microsoft Word hat sich zu einem Standard-Entwickelt und ist das Textverarbeitungsprogramm in den Büros. Doch es gibt gute Gründe, es nicht zu verwenden. Einer davon ist das Abo-Modell der neuesten Versionen. Nicht jeder will eine Software »leihen« und dafür regelmäßig zahlen. Mac-Anwender bekommen mit ihrem Rechner die Textverarbeitung Pages mitgeliefert. LibreOffice ist eine komplett kostenfreie Open-Source-Software. Insbesondere Autorinnen und Autoren arbeiten mit Papyrus Autor, da diese Software speziell für sie entworfen wurde und mit speziellen Funktionen wie einer Figurendatenbank oder einer perfekten Unterstützung der Normseite aufwartet.

Google DOCS benötigt gar keine Software-Installation und läuft auf dem Web-Browser und ist perfekt, wenn mehrere gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Und es gibt noch weitere Textprogramme wie Textmaker, Wordperfekt oder Scrivener.

All diesen Textverarbeitungen ist gemein, dass sie – neben einem eigenen Textformat – auch Word-Dateien lesen und schreiben können. Es sind Dateien mit der Endung DOCX. Dieses Format findet seit 2007 Verwendung, das vorherige DOC-Format ist veraltet.

Aufgrund des Quasi-Standards ist das DOCX-Format also das perfekte Austauschformat, wenn eine Datei mit einem anderen Programm weiterbearbeitet werden soll.

Doch wie kompatibel sind die Textverarbeitungen wirklich? Wie gut gehen die Nicht-Word-Programme mit dem Microsoft-Format um? Ist Word-Format gleich Word-Format?

Die Zeitschrift c’t hat das getestet und das Ergebnis lässt sich in der aktuellen Ausgabe 18/2019 ab Seite 114 nachlesen. Das Heft kann auch digital erworben werden. Verglichen wurde die Word-Importfunktion der Programme LibreOffice Writer, Textmaker, Papyrus Autor, Google DOCS und Apple Pages. Außer Konkurrenz wurde geprüft, wie gut die Online-Version von Word sich mit der installierten Version verträgt.

Dazu wurden verschieden komplex aufgebaute und formatierte Dokumente ins Rennen geschickt: vom einfach strukturierten Vertragstext bis zum aufwändig layouteten mehrspaltigen Dokument mit umflossenen Bildern, von einer Normseite mit Korrekturanmerkungen des Lektors bis zum umfangreichen Fachbachmanuskript.

Das Ergebnis: Keines der Programme ist wirklich vollständig kompatibel mit Word. An den unterschiedlichen Dokumenten scheitern die Programme mal mehr mal weniger, am häufigsten natürlich am aufwändig layouteten Dokument.

Nur wer selbst mit Word arbeitet, kann eine 100%ige Kompatibilität der DOCX-Dokumente sicherstellen.

Doch selbst DOCX ist nicht gleich DOCX, auch darauf wird im Test hingewiesen. Ältere Word-Versionen können mit neueren ebenfalls nicht absolut kompatibel sein. Und selbst das kostenlos nutzbare Word Online ist nicht optimal zur Bearbeitung komplex layouteter Dokumente. Zudem ist ein Upload umfangreicherer Dokumente nicht möglich.

Im Test wird zudem erläutert, warum die Formate PDF und RTF, die die meisten Programme ebenfalls beherrschen, keine Austausch-Alternative sind.

Das kostenlose LibreOffice Writer schlägt sich im Test erstaunlich gut, ebenso der kostengünstige Textmaker. Auf dem letzten Platz landet das ebenfalls kostenlos nutzbare Google DOCS.

Das bei Schriftstellern beliebte Papyrus Autor landet beim Test der Word-Import-Kompatibilität bestenfalls im Mittelfeld und scheitert am komplex formatierten Testdokument.

Speziell für einen für Autorinnen und Autoren sehr wichtigen Fall, attestieren die c’t-Tester Papyrus Autor eine »sehr gute« Kompatibilität: wenn es um den Austausch von Normseiten mit nachvollziehbaren Korrekturen und Anmerkungen geht. In der täglichen Schreibpraxis ist das sicherlich der häufigste Fall, bei dem Dokumente zwischen Autor und Lektor hin- und herwandern.

Der c’t-Test zeigt also ganz klar: Word ist also nicht gleich Word, selbst wenn man Word verwendet. Wer Textdateien beispielsweise mit der Lektorin tauscht, sollte nur eine Basisstruktur einfügen und keine aufwändigen Formatierungen, sodann sollte der Textaustausch auch auf technischer Ebene getestet werden und ob Änderungen und Kommentare im Überarbeitungsmodus korrekt angezeigt werden.

Link ins Web:

3 Kommentare

  1. Warum müssen Dokumente eigentlich Layout-kompatibel zu Word sein? Allenfalls bei Formularen mit Platzhalterfeldern finde ich das noch akzeptabel.

    1) Wenn ich jemand mein Dokument lektorieren lassen will, dann brauche ich Kommentare und Textänderungen (können die alle). Das machen nicht mit einem layouteten Dokument.

    2) Wenn mehrere Leute mit dem Dokument arbeiten sollen und eine Layoutversion erstellen sollen, dann muss da am Ende sowieso wieder jemand alles überarbeiten. Ich habe noch nie erlebt, dass ein Dokumente bei mehreren Bearbeiter_innen nicht zerschossen gewesen wäre. Selbst wenn alle mit der gleichen Wörd-Version arbeiten. Auch hier gilt: Das Layout macht man am Ende.

    3) Wenn es gedruckt werden soll, dann werde ich doch nicht Word als Satzprogramm nehmen. Oder? Dann ist es auch wurscht.

    4) Wenn ich Word als Satzprogramm nehme, dann gilt wieder 2)
    .
    5) Wenn ich einen mit Word final layouteten Text zum Druck freigebe, dann exportiere ich das als PDF und das bekommt die Druckerei. ich riskiere doch nicht, dass ein Dokument durch eine falsche Wordversion beim Druckdienstleister wieder zerschossen wird. Ganz abgesehen davon, dass die alle nur PDF wollen.

  2. Vollständige Layout-Kompatibilität ist etwas, das eigentlich nur Anfänger fordern – insbesondere solche, die noch nicht mit Absatzvorlagen, Seitenformatierungen etc. umgehen können und stattdessen alles mit harten Formatierungen und vielen Leerzeichen hinbiegen. Da führt natürlich die kleineste Abweichung sofort zu Verzerrungen des Layouts.
    Arbeitet man sauber mit Vorlagen (und verzichtet zudem darauf, die Textverarbeitung als DTP-Programm zu missbrauchen), sind die Auswirkungen gleich deutlich geringer. Es gibt zwar Abweichungen, die z.  B. mal einen Seitenumbruch nach vorn oder hinten verschieben, aber das hat dann kaum Auswirkungen auf die Nutzbarkeit des Dokumentes.
    Allzeit hundertprozentige Layout-Sicherheit hat man selbst mit ein und derselben Word-Version nicht. Bereits eine Schriftart, die auf dem anderen System nicht installiert ist, kann zu Verschiebungen führen. Auch unterschiedliche Silbentrennungs-Routinen (z.  B. wenn auf einem System der Duden-Korrektor istalliert ist und im anderen System nicht), können Auswirkungen auf Zeilen- und Seitenumbrüche haben. Die Idee, ein Word-Dokument sehe in Word immer gleich aus, ist trügerisch.

    Das heißt aber nicht, dass ich die Textverarbeitungs-Hersteller freisprechen kann. Denn auch wenn man gar keine Layout-Übereinstimmung erwartet, wird man immer wieder enttäuscht.
    Mit DOCX hatte Microsoft ja (auf Druck von Behörden) ein offenes Format geschaffen, das auch andere Softwarehersteller nutzen können, und in dem jedes Programm auch exklusive Daten mitspeichern kann. Nur leider gehen diese Daten verloren, sobald man die Datei mit einer anderen Textverarbeitung öffnet und wieder speichert. Ich habe das intensiv getestet zwischen Word, LibreOffice Writer, TextMaker und Apple Pages. Das Ergebnis ist ernüchternd.
    Besonders häufige erlebe ich Probleme mit dem Speichern von Tastenkürzeln, mit denen man Formatvorlagen zuweisen kann. Das ist fürs schnelle Schreiben unheimlich praktisch, aber leider inkompatibel zwischen den Programmen. Wenn ich mit TextMaker Tastenkürzel festlege und diese Datei einmal mit Word öffne und wieder speichere, sind die Tastenkürzel beim nächsten Öffnen in TextMaker weg (in Word kann man sie eh nicht nutzen). Umgekehrt genauso: Wenn ich in Word Tastenkürzel festlege und im Dokument speichere, werden sie beim Wiederspeichern in TextMaker entfernt. Auch LibreOffice Writer und Apple Pages entfernen alle Tastenkürzel anderer Programme. Innerhalb LibreOffice werden Tastenkürzel generell nicht in der Datei gespeichert, sondern im Programm; da können sie wenigstens nicht verloren gehen, wenn man die Datei zwischenzeitlich mit einer anderen Software bearbeitet hat. In Word hat man auch die Möglichkeit, Tastenkürzel statt in der Datei in der Dokumentvorlage zu speichern. Dann gehen sie auch nicht verloren – aber stehen von vornherein nur auf dem Computer zur Verfügung, mit dem man das Dokument angelegt hat.
    Und die Tastenkürzel sind nicht das einzige Beispiel. So gibt es allerhand Formatierungsdetails, die nur eines der Programme beherrscht, und die dann von anderen Programmen gelöscht werden. Etwa TextMaker kann bestimmte Umrahmungen und Hintergrundschattierungen erzeugen, die Word nicht kennt. In der Konsequenz sind diese Formatierungen weg, wenn man die Datei einmal mit Word neu gespeichert hat. Word selbst schreibt seit Version 2016 erweiterte Formatierungen in DOCX-Dateien (das betrifft z.  B. Ligaturen und andere OpenType-Features), die beim Bearbeiten in TextMaker oder Writer oder Pages (oder Word-Versionen von 2016) verloren gehen. Öffnet man solche Dokumente nach der Bearbeitung wieder in Word 2016/2019, werden sie in einem sogenannten “Kompatibilitätsmodus” ausgeführt und man wird jedesmal gefragt, ob man die Datei ins aktuelle Format konvertieren will. Bisher gibt es meines Wissens kein Fremdprogramm, das diese Klippe umschifft.
    In Pages ist mir noch ein besonderes Inkompatibilitäts-Schmankerl untergekommen. Pages unterstützt nämlich keine Vorlagen-Hierarchie. Wenn ich in Word, TextMaker oder Writer mehrere Absatzvorlagen anlege, die auf einer gemeinsamen Basis-Vorlage aufbauen, kann ich z.  B. die Schriftart für das ganze Dokument in der Basis-Vorlage ändern. Die untergeordneten Vorlagen passen sich dann, soweit dort nicht andere Schriftarten gewählt wurden, automatisch an. Pages baut die Vorlagen aber beim Import so um, dass die Schriftart in jeder Absatzvorlage einzeln definiert wird. Wenn man so eine Datei später wieder mit einem der anderen Programme öffnet, steht dort ebernfalls jede Vorlage für sich und der bequeme Schriftarten-Wechsel funktioniert nicht mehr.
    Und das waren jetzt nur die Sachen, die mir bisher aufgefallen sind. Es gibt bestimmt noch viele andere.

    Würde eine Textverarbeitung das Word-Format nach dem Import ein bisschen falsch darstellen, aber hinterher wieder verlustfrei speichern, wäre aus meiner Sicht alles okay. Aber das ist praktisch nie der Fall. Die reibungslose Zusammenarbeit mit einem Co-Autor, der ein anderes Programm verwendet, kann man in den meisten Fällen vergessen.
    Übrigens basiert das DOCX-Format auf XML, d.  h. man kann es mit einem Zip-Programm öffnen und sich den inneren Aufbau anschauen. Wenn man Vorher-Nachher-Vergleiche macht, sieht man ganz deutlich, wie groß die Eingriffe beim Wiederspeichern in einem jeweils anderen Progamm sind. Die Programme nehmen nicht einfach kleine Änderungen vor und lassen den Rest unangetastet, sondern sie schreiben das Format jeweils nach ihren eigenen Vorgaben neu. Das erklärt auch die Abweichungen.

    • Als alter Schreiber verstehe ich kein Wort. Ich habe auch keine lust, auf meine alte SM 2 zuzugreifen, auf der ich die ersten Bücher schrieb. Allerdings suche ich auch keinen Trost – ich habe mein Vergnügen gehabt.
      Jedoch, angesichts der neuen Lebenserwartungen, vor allem, wenn man noch das Alphabet beherrscht, hilft auch das nicht viel.

      VP

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